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Créer des listes d’élèves pour abuledu.
par Etienne Labat Labourdette, le 2 mai 2003
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Mot-Clé :
AbulEdu Associative
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Comment créer des listes d’élèves pour abuledu à partir des fichiers « administratifs » GEP avec OpenOffice. Plus généralement, comment utiliser les fonctions de bases de données de OpenOffice avec les fichiers DBF pour créer des listes. GEP est l’outil utilisé dans la plupart des collèges et lycées d’aquitaine (je ne sais pas pour les autres académies) pour gérer les établissements. Il repose sur l’utilisation de la base de données Dbase dont les fichiers ont pour extension « .DBF ». 1.Récupérez les fichiers de GEP.Attention cette utilisation de fichiers administratifs nécessite que vous preniez quelques précautions quant au droit et aux libertés (C.N.I.L). Sur un poste connecté au réseau administratif qui utilise un programme lié à GEP (donc sous windows), il y a un un lecteur réseau qui « pointe » vers le serveur ou se situe la base gep. Les fichiers de gep sont alors souvent présents dans le dossier « F :/commun/0XXYYYZ/A&&/GEP/ » où XX est le numéro de votre département, YYY le numéro de vote établissement et && l’année en cours. Une recherche du dossier gep vous donnera à coup sur le chemin exacte. Copiez les fichiers dont vous voulez extraire des données sur une disquette ou tout autre support. f_ele.dbf contient les données relatives aux élèves. f_wind.dbf contient les données relatives aux enseignants. f_ere.dbf contient les données relatives aux parents d’élèves. 2.Créez votre espace de travail.Sur votre machine sous windows ou linux, copiez les fichiers récupérés dans un dossier spécifique : par exemple : C :\Mesdocuments\fic-dbf sous windows. Ouvrez un nouveau classeur OpenOffice. Allez dans le menu « affichage » et sélectionnez « base de données » (la touche F4 a le même effet). Faites un clic droit sur bibliography et cliquez sur « gérer les sources de données ». ![]() cliquez sur nouvelle source de données et renseignez les différents champs comme ci-dessous. ![]() Dans l’onglet Dbase choisissez comme « jeu de caractères » IBM-PC(850)/DOS. Dans l’onglet Tables, si aucune table n’apparait c’est que le nom de l’extention des fichiers est en MAJUSCULE. Ce n’est pas grave, « appliquer » cette « nouvelle source de données ». Dans une application de gestion des fichiers (galéon ou explorateur windows) modifiez le nom des extensions (remplacez .DBF par .dbf aux noms des fichiers dans C :\Mesdocuments\fic-dbf dans l’exemple précédent ). 3.définissez des requêtes.dans la partie gauche de la fenêtre de base de données (navigation), allez sur la base nouvellement créée, faites un clic droit sur « Requêtes » et choisissez « Nouvelle ébauche de requête » ![]() Sélectionnez la table F_ELE et faites « ajouter » ![]() Dans la partie haute de la fenêtre requête, Sélectionnez dans la seule table affichée (F_ELE) « ELENOM », « ELEPRE » et « DIVCOD » qui sont réspectivement les valeurs des nom, prénom et classe d’un élève. DIVCOD est en 39 eme position, il faut donc le chercher bien plus bas dans la liste des champs. ![]() Ces champs apparaissent alors dans la partie basse de la fenêtre. Cliquez sur la cellule à l’intersection de la ligne « Tri » et de la colonne « DIVCOD » et choisissez « croissant ». dans la troisième cellule au-dessous tapez « <>’’ » pour indiquer que vous ne souhaitez pas voir apparaître les élèves qui n’ont pas de classe associée (ce sont les élèves de l’année précédente qui n’ont pas encore été supprimés de la base). Ces instructions correspondent à une requête SQL que vous pourriez rentrer à la main. Pour voir de quoi elle à l’air, cliquez sur le troisième bouton en haut à gauche (sous le menu édition). Vous devez avoir « SELECT "ELENOM", "ELEPRE", "DIVCOD" FROM "F_ELE" "F_ELE" WHERE ( ( "DIVCOD" <> ’’ ) ) ORDER BY "DIVCOD" ASC » En cliquant sur le premier bouton en haut à gauche (sous le menu fichier) vous exécuter la requête et le résultat s’affiche alors dans la partie haute de la fenêtre. Vous pouvez enregistrer cette requête en cliquant sur la disquette. ![]() Maintenant que la requête est créée et enregistrée, fermez la fenêtre. La requête apparaît désormais dans la partie navigation et le résultat à droite. 4 Exploitez votre requête.En cliquant sur le rectangle en haut à gauche de la fenêtre affichant le résultat de la requête, on seléctionne ainsi tous les champs. Un « glisser-déposer » avec la souris vers la feuille de calcul copie le résultat sur la feuille de calcul. ![]() 5 Optimisez la requête.Le résultat optenu n’est peut-être pas satisfaisant car toutes les classes sont sélectionnées. Après clic droit sur la requête « liste eleves par classe » et « éditer la requête », on peut modifier le critère de sélection : en tapant par exemple « 501 » à la place de « <>’’ » on optient la liste des élèves de la classe 501 (seconde 1). enregistrez cette nouvelle requête. ![]() En recommençant le « glisser-déposer » fait plus haut, on optient uniquement la liste des élèves de la classe définie dans la requête. Ce système de requête pemet de créer toutes les listes que l’on souhaite : Parents d’élèves, enseignants... 6 enregistrez votre résultat.Pour une utilisation dans abuledu, notamment pour l’import d’une liste d’élèves, vous devez choisir d’enregistre la feuille de calcul au format « texte CSV ». conclusion.Plus qu’une simple « astuce » pour créer des listes d’élèves, j’éspère vous avoir donné un aperçu des possibilités offertes par OpenOffice pour traiter les fichier Dbase. Forum de l'article |
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